اداره امور عمومی و پشتیبانی

شرح وظایف مربوط به رئیس اداره امور عمومی و پشتیبانی

امور نقلیه
برنامه ریزی در جهت منطقی سازی هزینه از طریق واگذاری ایاب و ذهاب کارکنان و دانشجویان به بخش خصوصی
برنامه ریزی و اطلاع رسانی سرویسهای ایاب و ذهاب کارکنان و اعضای هیات علمی
برنامه ریزی و مشخص نمودن مسیرهای ایاب و ذهاب کارکنان دانشگاه و اطلاع رسانی آن
تهیه و تنظیم آیین نامه های داخلی و ابلاغ به کلیه رانندگان دانشگاه جهت اجرای دقیق موارد مندرج در آیین نامه ها
برنامه ریزی در جهت فروش خودروهای اسقاطی جهت درآمدزایی دانشگاه
ارتقای وضعیت عملکرد امور نقلیه از طریق سامانه هوشمند و کارشناسان تخصصی
ارتقای ساعات آموزشی کارکنان نقلیه واحدهای تابعه از طریق برگزاری کلاس های آموزشی و آزمون ها
ارزیابی عملکرد واحدهای تابعه در جهت برآورد وضعیت نقلیه واحد مربوطه و ارائه راهکار در جهت اصلاح فرآیندها
برنامه ریزی و استمرار خدمات در شرایط مختلف و در زمان بحران
تهیه و تنظیم بانک آمار خودروهای دولتی و استیجاری واحدهای تابعه
کارشناسی و پیگیری صدور مجوزهای تاکسی سرویس و خودرو استیجاری واحدهای تابعه
تدوین جزوات آموزشی و ارائه آموزش های مورد نیاز به مسئولین نقلیه واحدهای تابعه
انجام بازدیدهای دوره ای و نظارت بر امور خودروهای کلیه واحدهای تابعه دانشگاه بر اساس چک لیست و شاخص های موجود و ارائه راهکار در جهت اصلاح فرایندها
جمع آوری خودروهای مازاد و اسقاطی در سطح دانشگاه و انتقال آنها به واحد نقلیه دانشگاه
پیگیری اخذ مجوز کمیسیون ماده ۲ اداره دارایی جهت فروش خودروهای مازاد و اسقاط و ثبت نام در سایت مراکز اسقاط خودرو
پیگیری اخذ کمیسیون ماده ۲ اداره دارایی جهت خرید خودرو و صدور مجوز شماره گذاری
اقدامات لازم در خصوص تغییر و تحول خودروها و موتورسیکلت دانشگاه طبق فرم 19 دارایی استان
هماهنگی سرویسهای ایاب و ذهاب شهری درخواستی از واحد های تابعه دانشگاه
نظارت بر اسناد هزینه های خرید لوازم یدکی و تعمیر خودروهای واحدهای تابعه و ثبت در کارت شناسنامه فنی
تشکیل مستمر کمیته های تخصصی امور نقلیه و استفاده از راهبردهای عملیاتی کمیته ها
تعیین، کنترل و نظارت بر میزان مصرف سوخت خودروهای دولتی دانشگاه
کنترل و نظارت بر عملکرد پیمانکاران طرف قرارداد ایاب و ذهاب دانشگاه
اخذ استعلامات لازم و بررسی کارشناسی هزینه های پایه در قراردادهای حمل و نقل دانشگاه
انعقاد قرارداد و نظارت بر سرویس های ایاب و ذهاب پرسنل دانشگاه و واحدهای تابعه
تنظیم و صدور مجوز تردد جهت ماموریتهای شهری و برون شهری رانندگان دانشگاه
تنظیم برنامه کشیک رانندگان در ساعات غیر اداری و برنامه ریزی و نظارت در جهت اعزام رانندگان به ماموریت‌های اداری
تائید صورتجلسه تحویل و تحول خودروهای دولتی واحدهای تابعه
ارائه خدمات سرویس دهی در طول سمینارها و آزمون های برگزار شده در دانشگاه
نظارت برانجام خرید بیمه بدنه و بیمه شخص ثالث خودروهای دانشگاه
صدور گواهی میزان کارکرد خودروهای دولتی و استیجاری ستاد دانشگاه
بازدید از خودروهای دولتی و استیجاری و بررسی وضعیت فنی و عمومی آنها
نظارت بر رعایت اصول ایمنی، فنی و بهداشتی رانندگان خودروهای واحدهای تابعه
تنظیم گزارش حادثه و اشکالات فنی خاص خودروهای دولتی و هماهنگی بازدید و اعزام به تعمیرگاه‌های مجاز
کاهش هزینه های مصرفی حمل و نقل از طریق برآورد متمرکز نیازها
بهبود روشها و ارتقای کیفیت خدمات
پیش بینی و برآورد نیازهای تدارکاتی نقلیه دانشگاه برای دریافت و توزیع اعتبارات تخصیص یافته
مدیریت در جهت توسعه مهارت و توانایی های انجام کارکارکنان واحدهای نقلیه تابعه
مشارکت در تدوین برنامه عملیاتی سالیانه مدیریت خدمات پشتیبانی
تدوین دستورالعمل استفاده از خودروهای استیجاری و تاکسی سرویس
شرکت در جلسات درون بخشی و برون بخشی و استفاده از راهبردهای آن با هماهنگی مقام مافوق
سرعت عمل و دقت نظر و اتخاذ تدابیر و تصمیمات لازم در موارد بحرانی و پیش بینی نشده
نظارت بر امور مربوط به دریافت کارت سوخت، معاینه فنی ، اخذ عدم خلافی، اخذ آرم طرح ترافیک و پرداخت عوارض و ... خودروهای دولتی
برنامه ریزی واگذاری ایاب و ذهاب کارکنان واحدهای تابعه ودانشجویان به بخش خصوصی
نظرسنجی کارکنان استفاده کننده از خدمات نقلیه
برآورد وضعیت خودروهای دولتی دانشگاه (مستعمل، فرسوده) جهت برنامه ریزی خرید خودروهای مورد نیاز
ارائه خدمات موتوری نقل و انتقال وسایل و تجهیزات مورد نیاز بین مراکز مختلف دانشگاه
ارائه گزارش ماهیانه کارکرد خودروها دولتی، استیجاری، تاکسی سرویس و ایاب و ذهاب ستاد مرکزی به مقام مافوق
نظارت بر کارکرد و عملکرد خودروهای استیجاری و قرادادهای ایاب و ذهاب دانشگاه
کنترل و نظارت بر عملکرد خودروها و آژانس داخلی دانشگاه
مدیریت بر انجام امور ایاب و ذهاب تشریفات با هماهنگی مدیریت روابط عمومی و مدیریت امور رفاهی دانشگاه جهت میهمانان
انجام سایر امور محوله در راستای اهداف مدیریت حسب دستور مقام مافوق

خدمات
حضور مرتب در محل کار و برنامه ریزی به منظور اجرای وظایف محوله
نظارت کامل بر نظافت روزانه ساختمانهای اداری، نمازخانه ها، مسجد دانشگاه، راهروها و کلاسهای آموزشی، مراکز تحقیقات، درب و پنجره ها، کف اتاقها و سالن ها، شیشه ها، تجهیزات و اثاثیه،آمفی تئاترها و... در سطح دانشگاه
نظارت بر انجام امور مربوط به تعمير و روشنايي ساختمانها در سطح دانشگاه
راهنمایی و کنترل افراد تحت نظارت و تقسیم کار بین آنها
تنظیم ساعات کار خدمتگزاران و نظافت چی ها و تعیین محل خدمت آنها با هماهنگی مسئولین ذیربط
برآورد و تامین وسایل کار و مواد مصرفی مورد نیاز کادر خدماتی جهت نظافت
مدیریت و نظارت بر فرایند پذیرایی ها در همایشها، مراسمات ملی و مذهبی
همکاری با واحد های تابعه دانشگاه در برنامه ها و مراسمات
پيش بيني بودجه و احتياجات واحدهاي تابعه از نظر نيروي انساني و تجهيزات فني
آشنایی کافی با مقررات ایمنی و شیوه های پیشگیری خطرات ناشی از کار.
توانایی سرپرستی کارگران خدماتی و ایجاد روحیه مشارکت و همکاری در آنها.
آشنایی کامل با دستگاههای نظافتی و توانایی کافی در انجام سرویسهای مورد نیاز آنها.
آشنایی کامل با مواد شوینده و ضد عفونی کننده و نحوه استفاده و کاربرد صحیح آنها.
نظارت بر جمع آوری و انتقال ضایعات و زباله ها و نخاله ها به محلهای تعیین شده.
پیگیری و اقدام در جهت دریافت تجهیزات و لوازم مورد نیاز برای امور نظافتی و خدماتی.
دقت و مراقبت در بکارگیری و استفاده صحیح و متناسب از ابزار کار
اطلاع از مشکلات، موانع کاری و نواقص مشاهده شده و سعی در بهبود آنها و گزارش به مافوق.
رعایت اصولی ایمنی، حفاظتی و بهداشتی برای خود و دیگران در محیط کار.
نظارت بر رفتار و برخورد پرسنل ذیربط با کارمندان در حین انجام خدمات و نظافت اتاقها
پیش بینی های لازم در مورد جلوگیری از مخاطرات آتش سوزی
هماهنگی پرسنل خدمات جهت برگزاری مراسم و جلسات
تنظیم و تکمیل چک لیست خدماتی تنظیفات
دریافت فاکتور و درخواست خرید از کارپرداز و تنظیم اسناد مربوطه
تحويل دستگاهها و وسايل تعميري و ارسال آن به کارشناس تعمیرات دانشگاه
تنظيم و تدوين شرايط و مفاد قراردادهاي امور تنظیفی
نظارت بر حسن اجرای مفاد قراردادهای خدماتی منعقده در سطح دانشگاه
كنترل و نظارت برچك ليست شركتهاي خصوصي طرف قرارداد – خدمات تكثير و...
نظارت بر برف روبی، آبگرفتگی، نمک پاشی خیابانها و مسیرهای ساختمانها در سطح دانشگاه
سمپاشي بهداشتي( منازل سازماني، محوطه، سيستم فاضلاب ، خوابگاه و... در سطح دانشگاه
هماهنگي و رفع نيازهاي خدمات عمومي دانشكده ها و مراكز
نظم بخشي به اضافه كار پرسنل خدماتی
پاسخ به مکاتبات اداری و پی گیری امور تا حصول نتیجه
تکثیر کلیدهای مورد نیاز واحدهای تابعه
هماهنگی با واحدهای تابع دانشگاه جهت مدیریت و رزرو آمفی تئاترها برای امور دفاعیه ها و مراسمات
بازدید و نظارت بر اموال اسقاطی همکاران
شركت در جلسات اداري مربوطه
انجام سایر وظایف محوله با نظر مافوق.

- کنترل دقیق وسائل از جهت رفع نواقص احتمالی
- پیش بینی های لازم در مورد جلوگیری از مخاطرات آتش سوزی
- نظارت دقیق و روزانه بر امور مربوط به نگهداری و نظافت ساختمان و تاسیسات آن بر اساس چک لیست خدمات و نظافت
- بازدید از اتاقها و سرویسها و سالن ها و راه پله پس از نظافت توسط کارگر

فضای سبز
برنامه ریزی منظور دستیابی به فضای سبز جذاب، متنوع و پایدار
بکارگیری فنون مدیریت سبز در راستای بهینه سازی مصرف حامل‌های انرژِی در واحدهای تابعه دانشگاه و ارائه طرحهای مربوط به صرفه جویی و کاهش مصرف آب در آبیاری
تدوین جزوات آموزشی واحد تحت سرپرستی و ارائه آموزش های مورد نیاز به پرسنل مربوطه
حفظ، نگهداری و ساماندهی محوطه های فضای سبز دانشگاه
تهیه برنامه فصلی و سالیانه فضای سبز( شامل گل کاری، درختکاری و...)
مشارکت در تدوین برنامه عملیاتی سالیانه مدیریت خدمات پشتیبانی
شرکت در جلسات درون بخشی و برون بخشی و راهبردی با هماهنگی مقام مافوق
نظارت بر آماده سازی محوطه جهت کاشت گیاهان، هرس گل های دائمی، درختان و درختچه ها و چمن کاری
تکثیر و تولید نشاء گلهای فصلی، دائمی و گیاهان زینتی سازگار با محیط و مقاوم در برابر خشکسالی و آفات گیاهی
شناسایی آفات و بیماری های گیاهی و مبارزه با آن از طریق انجام سم پاشی های منظم
طراحی و احداث محوطه های جدید الاحداث در دانشگاه و ارائه نظر مشورتی در خصوص توسعه فضای سبز
طراحی واحداث شبکه های آبیاری تحت فشار(بارانی و قطره ای) و انجام تعمیر، بازسازی و راه اندازی تاسیسات مکانیکی و برقی موجود در فضای سبز
انجام بازدیدهای دوره ای از فضای سبز واحدهای تابعه، شناسایی مشکلات موجود، پیگیری و ارائه نظرات کارشناسی
کنترل و بهره برداری از ابزار و ادوات فضای سبز و تامین ابزار و لوازم مورد نیاز
تدوین ضوابط اداره و مدیریت برفضای سبز، واگذار شده به بخش خصوصی در سطح دانشگاه و نظارت بر فعالیت و حسن اجرای مفاد قرارداد های منعقده
تنظیم صورت وضعیت کارکرد پیمانکاران فضای سبز
تهیه و تدوین دستورالعمل های فنی جهت توسعه فضای سبز دانشگاه و واحدهای تابعه
احداث و توسعه فضای گلخانه دائمی جهت تولید و نگهداری گل های آپارتمانی و گیاهان زینتی در دانشگاه
مدیریت و ساماندهی شبکه آبرسانی دانشگاه
سرعت عمل و دقت نظر و اتخاذ تدابیر و تصمیمات لازم در موارد بحرانی و پیش بینی نشده
فرهنگ سازی و ایجاد بسترمناسب در راستای نگهداری از محوطه فضای سبز
تهيه شناسنامه درختان جهت درختان خيابان ها ، ميادين ، پارك ها و باغات و نگهداري و رسيدگي به درختان و جلوگيري از تفكيك و قطع بدون مجوز آنها و صدور مجوز قطع درخت با توجه به ضوابط و قوانين موجود
استفاده بهينه از اراضي مستعد و بايرسطح محدوده دانشگاه به منظور ايجاد فضاي سبز متناسب با محيط و بالا بردن سرانه فضاي سبز درحد استانداردهاي تعيين شده .
تعيين ميزان آب مورد نياز فضاي سبز، برنامه ريزي، مطالعه و طراحي و تامين آن و نظارت بر آبياري صحيح و توزيع آب به وسيله تانكر، آب جاري و آب لوله كشي .
مديريت منابع انساني موجود و امور مرتبط با كليه كاركنان ،كارشناسان و كارگران واحد فضاي سبز
ساماندهي، برنامه ريزي و انجام خدمات نظافت سطوح فضاهاي باز دانشگاه توسط نيروهاي خدماتي
تهيه طرح جامع فضاي سبز دانشگاه و توسعه فضاي سبز بر اساس سرانه و نياز دانشگاه و استفاده ازدرخت ـ درختچه ها و ساير گل هاي زينتي در فصول مختلف در محل هاي مورد نياز پيش بيني شده
برآورد لوازم باغباني و نوع و مقدار كودهاي طبيعي و شيميائي مورد نياز با توجه به شرايط اقليمي ونوع گياهان و درختان مربوطه و برنامه ريزي و هماهنگي با اداره تداركات و ساير واحدهاي دانشگاه درخصوص تأمين تجهيزات و مصالح مورد نياز
تقسیم کار بین باغبانان و کارگران
رسیدگی به امور باغبانی، آبیاری و توسعه طرح کمربند سبز دانشگاه
رسیدگی و نظارت بر امور فضای سبز خوابگاهها و واحدهای تابعه دانشگاه
تهیه و تنظیم گزارش های لازم
تدوین شرایط مناقصه فضای سبز
سایر امور محوله بر حسب دستور مقام مافوق